La première étape de la pré-production est l’établissement
de vos besoins de communication et la préparation du briefing.
Suite à des discussions avec vos collègues, vous en êtes arrivés à la conclusion qu’une production vidéo serait très utile pour communiquer vos messages et vos contenus à vos différents publics.
Vous avez peut-être expérimenté le processus de produire vous-même cette vidéo avec vos collègues et avez constaté les limites des ressources disponibles, qu’elles soient humaines ou techniques.
Pour le budget pouvez-vous avoir des partenaires à l’interne ou à l’externe ? Parfois le déplacement d’une équipe de tournage est coûteux, mais les frais peuvent être partagés par quelques utilisateurs. Ce tournage vidéo permet de récolter des images sur un site qui pourraient peut-être être utilisées par divers collègues, partenaires ou divisions de la compagnie.
Par exemple une équipe de tournage se rend dans une usine éloignée pour filmer de nouveaux appareils ou un agrandissement. Profitez–en pour faire des entrevues avec des employés pour une éventuelle vidéo de recrutement.
La première étape de la pré-production est l’établissement de vos besoins de communication et la préparation du briefing.
Le briefing communiquera au producteur ou au vidéaste vos intentions, vos objectifs de communications, etc. Il peut être très court, mais devrait contenir les éléments suivants;
- Le sujet de la vidéo avec une courte description
- Le but de la vidéo; pourquoi veut-on faire ce projet, quels sont les objectifs ?
- Le public : À qui s’adresse-t-on ? Vos clients, vos employés, vos associés ?
- Les versions : version française, anglaise, espagnole ou autres ?
- Sous-titrées ou pas ?
- Diffusion : sur votre site, sur les médias sociaux comme Facebook, YouTube, etc. Dans un évènement ? Sur intranet dans un format spécifique ?
- Échéancier : date de livraison souhaitée
- Les lieux de tournage : Pour établir un budget et un échéancier, le producteur a besoin de savoir combien de lieux de tournages sont requis et combien de jours de tournages sont prévus. Vous n’avez pas à faire les horaires, mais simplement exprimer vos besoins ou présenter les lieux qui comportent un intérêt pour vous. Par exemple, nos installations sont à Laval, mais certains participants pourraient être à Québec, ou Toronto…
Une fois le mandat attribué Productions Go peut vous offrir tous ces services ou options. Le budget disponible vous aidera à choisir vos priorités.
- Le budget de production ou estimé budgétaire: Suite au briefing la proposition contiendra un budget détaillé.
Ce budget précisera quels sont les livrables, donc la durée de la vidéo, le nombre de versions (langues différentes, durées différentes, etc.) le nombre de jours de tournages, l’infographie et, s’il y a lieu, la narration, le casting, etc.
- Un synopsis : le synopsis est surtout utilisé en cinéma ou en télévision, mais aussi parfois en communication. En fait il s’agit de résumer en une page le propos de la vidéo : que veut-on dire de quelle façon ? Quelle est l’histoire à communiquer ? Quels sont les personnages ou participants ?
- Le scénario: Le scénario est le document de référence pour produire une vidéo. Normalement il est constitué de deux colonnes. À gauche une description de l’image, de ce qui est vu à l’écran, ce qui inclut le tournage, mais aussi l’infographie ou les titres :
Titre : carte d’accès sécuritaire et dans la colonne de droite, c’est ce que l’on entend; la narration, des témoignages ou de la musique
Nous pouvons aussi vous fournir un story-board ou découpage technique qui vous permet de visualiser les différentes scènes et ainsi imaginer de façon précise les scènes à tourner.
Avant le début de la scénarisation ou pendant celle-ci un repérage des lieux avec prise de photos, permet de planifier le tournage, d’évaluer les temps de déplacement, etc.
Dans le cas où des comédiens seraient utilisés, un casting est organisé. Pendant celui-ci on prend des photos s’il s’agit de figuration (rôle muet) pour présenter les divers rôles et s’il s’agit d’un rôle parlant on demandera au comédien un extrait du texte pour vous donner une bonne idée du personnage.
Des cartes et des horaires de tournage seront aussi préparés avec des convocations pour l’équipe technique, les clients, les comédiens, etc. Le tout dans le but de maximiser le temps de tournage disponible et d’obtenir les meilleures séquences.